Asana를 사용하여 야생 동물 서식지 보호 활동에 힘쓰는 Wildlife Conservation Society

1895년에 설립된 야생동물 보호 협회( Wildlife Conservation Society , WCS)는 세계에서 가장 포괄적인 야생동물 보호 단체로, 거의 60개국에서 500개 이상의 프로그램을 통해 보호 구역을 관리하고 기후 변화를 늦추는 데 도움을 주고 있습니다. 그러나 WCS는 이러한 일을 혼자 하지 않습니다. 과학에 기반한 보전 사명을 공유하는 수백 개의 파트너 조직, 공급업체 및 지방 정부와 협력합니다. 

WCS 이니셔티브는 특히 협업 참여자가 많고 비영리 단체 자원이 제한되어 있어 실행하기가 복잡하고 까다롭습니다. Asana를 사용하기 전에 프로젝트 기여자는 이메일, 스프레드시트, 여러 가지 앱과 같은 다양한 툴을 사용하여 업무를 관리했습니다. 계획을 세우거나 커뮤니케이션할 수 있는 통합된 방법이 없었기 때문에 가시성 문제가 발생하고 모든 사람의 업무 속도가 느려졌습니다. 

• 보존 기술 프로젝트의 복잡성이 증가함에 따라 마감일과 예산에 대한 리스크가 증가했습니다. 

• 팀 간의 기술적 경계로 인해 정보의 흐름이 제한되어 위험을 포착하고 문제가 발생하기 전에 예방하기가 어려웠으며, 이로 인해 리소스가 늘어났습니다.

• 이메일은 너무 많은 목적을 수행했습니다. 커뮤니케이션 외에도 WCS는 이메일을 사용하여 업무를 관리하고, 커뮤니티 요청을 처리하고, 문서를 저장했습니다. 팀원들은 수백 통의 수신 이메일을 처리해야 했기 때문에 작업을 신속하게 처리할 수 없었습니다.

WCS의 보존 기술 팀의 전무 이사인 Jonathan Palmer는 "프로젝트와 작업을 관리하는 프로세스가 워크로드를 긍정적으로 바라보는 방식을 촉진하지 못했다"며 "이메일을 통한 작업 관리에 과도하게 의존하여 팀원들이 소방 호스로 물을 마시고 있는 것처럼 느끼게 했다"고 말합니다.

이전에는 IT 부서의 글로벌 기술 리더로 일했던 Jonathan은 팀과 외부 협업자 간의 장벽을 허물 수 있는 새로운 업무 관리 플랫폼을 찾기 위해 노력했습니다. 더욱 생산적인 작업 환경을 갖춘 WCS는 프로젝트를 수행하고 기부자의 기부금이 미치는 영향을 극대화할 수 있습니다.

유연한 설계: Asana에서 업무 중앙 집중화

Jonathan은 모든 팀, 파트너, 컨설턴트가 서로 다른 기술과 프로세스를 사용하더라도 조직의 경계를 넘어서 일할 수 있는 단일 플랫폼을 찾았습니다. 

“Asana는 완벽한 솔루션입니다.”라고 Jonathan은 말합니다. “특정 방법론에 얽매이지 않고 사람들이 중요하게 여기는 작업을 더 잘 수행할 수 있도록 돕는 것이죠.”    

이제 Asana를 통해 WCS 팀은 실시간으로 업데이트되는 동일한 공유 타임라인, 문서 및 실행 과제에 액세스할 수 있습니다. Google 드라이브, Office 365, Slack, WCS의 내부 시스템을 포함하여 10개 이상의 툴과 연동됩니다. 

“우리는 IT 팀에 의존하지 않고도 여러 조직에서 시스템을 통합할 수 있습니다.”라고 Jonathan은 덧붙입니다.

조직의 경계를 허물어 환경 보존에 미치는 영향력을 높입니다 

현재 Asana는 WCS 내 여러 그룹의 공식 업무 관리 시스템으로, 점점 증가하는 외부 협업자와 협력하여 일정과 예산에 맞춰 이니셔티브를 제공하는 데 도움이 되고 있습니다. 

조직은 이메일을 보내는 대신 프로젝트 내에서 자동화, 양식, 댓글과 같은 Asana 기능을 사용하여 연간 약 8주의 근무 시간을 절약했습니다. 평균적으로 기여자는 Asana를 통해 다른 사용자와 협업을 월 2,700회 이상 시작합니다. 이러한 시간 절약으로 WCS 리소스가 확보되어 팀은 비용을 늘리지 않고도 프로젝트의 범위와 영향을 확장할 수 있습니다. 

직원, 공급업체, 파트너로 구성된 하나의 가상 조직

“Asana는 모든 사람이 다음 주 계획을 공유할 수 있는 높은 수준의 투명성을 창조했습니다.”라고 Jonathan은 말합니다. 이를 통해 뉴욕시의 본사에서든 보존 현장에서든 여러 팀과 다양한 시간대에서 아이디어를 교차 수분할 수 있습니다. 

WCS의 Asana 사용자의 절반은 내부 직원이고 나머지 절반은 외부 기여자입니다. “모든 것을 한 곳에서 관리하면 우리 팀, 다른 WCS 직원, 다른 조직 및 공급업체를 포함한 가상 조직을 운영할 수 있습니다.”라고 Jonathan은 말합니다. "우리는 가상 조직의 한 부분에서 다른 부분으로 작업을 푸시하고 프로젝트 전반에 걸쳐 상호 책임과 책임을 집니다." 

Jonathan의 보존 기술 팀은 현장 프로그램을 활성화하고 중요한 보존 문제를 해결하기 위해 확장 가능한 기술 솔루션을 제공합니다. 이러한 솔루션은 종종 다른 조직과 협력하여 구축됩니다. “Asana는 경계가 없는 구조를 지원하여 더 많은 파트너십으로 확장할 수 있도록 지원합니다.”라고 Jonathan은 말합니다. 그의 팀은 2명에서 5명으로 증가하여 3명의 새로운 파트너를 추가했습니다. 

비용을 늘리지 않고도 WCS의 역량을 높이는 비동기식 작업 

뉴욕은 보존 기술 팀의 중심지였습니다. 복잡한 업무량을 관리하기 위해서는 직원과 공급업체가 동일한 시간대에 있어야 하는 유일한 방법인 것 같습니다. 하지만 이제 Jonathan은 Asana를 통해 비동기식으로 작업할 수 있기 때문에 프로젝트 속도가 느려지는 것을 걱정할 필요 없이 전 세계의 직원을 채용하고 공급업체와 협력할 수 있습니다. 작업은 24시간 내내 운영되며, 프로젝트 작업은 자카르타에서 월요일 아침 7시에 시작하여 미국에서 금요일까지 계속됩니다. 그의 분산된 팀에는 적절한 기술과 인재가 포함되어 있으며, 위치를 활용하여 예산을 극대화하고 생산량을 높입니다. 

예를 들어, Jonathan은 보전 현장에 기반을 둔 정규직 직원을 채용하여 팀의 인력을 30% 늘렸습니다. 이렇게 하면 비용을 안정적으로 유지하면서 지역 수준에서 조직의 요구를 더 잘 지원할 수 있습니다. 

Conservation Technology 팀은 디자인 작업, 웹 개발, DevOps 및 클라우드 호스팅을 지원하는 컨설턴트와도 협력합니다. Asana를 사용하기 전에는 핵심 공급업체가 미국에 있었지만, 이제는 남미, 유럽, 아시아에 위치하고 있습니다. 비용 절감과 운영 효율성 향상 덕분에 공급업체의 업무 범위가 35% 증가했습니다.

더 많은 직원, 컨설턴트 및 파트너 조직이 보존 기술 이니셔티브에 기여함에 따라 더 야심찬 프로젝트를 수행할 수 있습니다. 예를 들어, 그들은 Asana를 사용하여 WCS 전략의 핵심인 주요 프로젝트인 Nature's Stronghold Impact Platform을 조직했습니다. 이 플랫폼은 수백 개의 WCS 보존 사이트와 파트너 조직의 상세한 지표를 한 곳에서 표시하고 보여주는 글로벌 데이터 보고 이니셔티브입니다. 이 단결된 전선은 기부자와 보존 커뮤니티 전반에 대한 업무의 영향을 정량화합니다. 

Jonathan은 "이 프로젝트는 우리의 자금 조달 전략의 핵심이며, WCS에 기부된 모든 금액이 보존에 영향을 미친다는 것을 보여줌으로써 조직 전반에 걸쳐 무결성을 높인다"고 말합니다.

수천 명의 사용자를 지원하고 수요를 충족시키기 위해 필요한 예산을 예측합니다

Asana에서 업무를 관리하는 또 다른 팀은 9개의 보존 그룹 간의 협업인 SMART Partnership입니다. 이 소프트웨어 및 서비스 운영은 90개국에 있는 1,000개 이상의 보호 사이트를 지원합니다. SMART 프로그램 매니저인 Monica Harris는 "당사의 사용자는 각국 정부와 보존 단체로, 이들은 공원과 보존 지역을 관리하기 위해 당사의 도구를 선택했습니다. 이는 큰 책임이며, 우리는 그들의 요구에 효율적이고 적시에 대응하고자 합니다."

이전에는 SMART가 전 세계 소프트웨어 사용자의 요청을 관리하기 위해 스프레드시트와 이메일을 사용했습니다. 이러한 요청은 심각하고 긴급할 수 있습니다. Monica는 "나미비아의 한 레인저가 현장에서 꼼짝못하고 데이터를 다운로드해야 한다고 연락해 올 것입니다."라고 말합니다. "사람들을 실망시키고 싶지 않습니다." 하지만 Monica의 소규모 팀은 적절한 도구 없이 방대한 양의 요청을 처리하려고 했기 때문에 요청에 신속하게 대응하기가 어려웠습니다.

현재 SMART는 Asana 양식을 사용하여 지원, 소프트웨어 액세스 및 버그 수정에 대한 요청을 수집하고 관리합니다. 양식의 필수 필드는 Monica의 팀이 문제를 사전에 전달하고 해결하는 데 필요한 모든 정보(예: 오류 스크린샷)를 수집하여 이메일을 주고받을 필요가 없습니다.

사용자에게 무료 SMART 소프트웨어를 제공하는 데는 비용이 들기 때문에 Monica는 Asana의 보고서 기능을 사용하여 수요를 모니터링하고 예산과 리소스를 사전에 조정합니다. Monica는 "예산 범위 내에 있는지, 수요가 높은지, 특정 활동에 더 많은 자금이 필요한지 여부를 운영 위원회에 업데이트할 수 있다"고 말합니다.

불만에 신속하고 철저하게 대응하기

또 다른 WCS 팀인 이투리의 Okapi Wildlife Reserve(OWR) 팀은 EU가 자금을 지원하는 Sustainable Wildlife Management Programme (SWM)의 지원을 받아 Asana를 불만 처리 시스템으로 사용합니다. Jonathan은 "모든 다국적 조직은 고충을 관리할 수 있는 방법이 필요합니다. 하나의 고충이 올바르게 관리되지 않으면 조직에 큰 위험을 초래할 수 있습니다."라고 말합니다. 

EU SWM 프로그램 매니저인 Caroline Abid는 "불만 사항이 모두 신속하게 해결될 수 있도록 Asana를 사용하여 현지 현장의 대응력을 개선하고 있습니다."라고 말합니다. 불만 사항 처리뿐만 아니라 엔드투엔드 프로젝트 관리에 Asana를 사용하면 WCS 팀이 업무를 효율적으로 수행하여 지역사회에 더 나은 서비스를 제공하고 지역 주민과 파트너 조직 간의 신뢰를 구축할 수 있습니다. 

전 세계 야생 동물 서식지의 밝은 미래를 열어가는 일

Asana에서 업무를 일원화함으로써 WCS는 직원, 공급업체 및 외부 협업자의 역량을 활용하여 비용 효율적인 방식으로 더 많은 프로젝트를 제공합니다. 

또한 그룹과 프로젝트 전반에 걸친 투명성 덕분에 전 세계의 주니어 팀원들이 WCS 본부 근처의 직원들이 더 쉽게 접근할 수 있었던 기회를 활용할 수 있습니다. 이러한 가시성을 통해 WCS는 직원의 역량을 강화하고 글로벌 팀으로서 새로운 업무 방식으로 전환할 수 있습니다. 

Jonathan과 WCS는 대담한 보존 프로젝트를 진행하면서 Asana에서 프로젝트를 계속 관리할 것입니다. 더 나은 워크플로가 더 나은 실행으로 이어지고, 훌륭한 실행은 자연의 소중한 장소를 보호하기 위해 노력하는 파트너, 기부자, 지역사회 간에 신뢰를 형성하기 때문입니다.