Asana를 사용하여 야생 동물 서식지 보호 활동에 힘쓰는 Wildlife Conservation Society

1895년에 설립된 야생동물 보호 협회 (WCS)는 세계에서 가장 포괄적인 야생동물 보호 단체로, 보호 구역을 관리하고 기후 변화를 늦추는 데 도움이 되는 500개 이상의 프로그램을 거의 60개국에서 운영하고 있습니다. 하지만 WCS는 혼자서 이 일을 하지 않습니다. WCS는 과학에 기반한 보전 사명을 공유하는 수백 개의 파트너 조직, 공급 업체, 지방 정부와 협력합니다. 

WCS 이니셔티브는 복잡하고 실행하기가 어렵습니다. 특히 협업 참여자가 많고 비영리 단체의 자원이 제한된 경우 더욱 그렇습니다. Asana를 사용하기 전에 프로젝트 참여자들은 이메일, 스프레드시트, 여러 가지 앱 등 다양한 도구를 사용하여 업무를 관리했습니다. 계획을 세우거나 커뮤니케이션할 수 있는 일관된 방법이 없었기 때문에 가시성 문제가 발생하고 모든 사람의 속도가 느려졌습니다. 

• 보존 기술 프로젝트의 복잡성이 증가함에 따라 마감일과 예산에 대한 위험이 증가하고 있었습니다. 

• 팀 간 기술적 경계로 인해 정보의 흐름이 제한되어 위험 요소를 포착하고 문제가 발생하기 전에 방지하기가 어려워져 리소스에 부담을 주었습니다.

• 이메일은 너무 많은 용도로 사용되었습니다. 커뮤니케이션 외에도 WCS는 이메일을 사용하여 업무를 관리하고, 커뮤니티 요청을 처리하고, 문서를 저장했습니다. 팀원들은 수백 통의 수신 이메일을 살펴봐야 했기 때문에 작업을 신속하게 처리할 수 없었습니다.

WCS의 보존 기술 팀의 전무 이사인 Jonathan Palmer는 “프로젝트와 작업을 관리하는 프로세스가 워크로드를 긍정적으로 바라보는 데 도움이 되지 않았습니다. 이메일을 통한 작업 관리에 과도하게 의존하여 팀원들이 폭포수처럼 쏟아지는 정보를 처리하는 것처럼 느꼈습니다.”라고 말합니다.

이전에 IT 부서의 글로벌 기술 리더였던 Jonathan은 팀과 외부 협업 참여자 간의 장벽을 허물 수 있는 새로운 업무 관리 플랫폼을 찾는 일을 주도했습니다. 더 생산적인 업무 환경을 통해 WCS는 프로젝트를 완수하고 기부자들의 기부금이 미치는 영향을 극대화할 수 있을 것입니다.

비영리 단체는 보유한 자원보다 10배 더 많은 일을 하려고 합니다. 중앙 집중식 조정이 없다면, 특히 조직 간 협업 및 다중 매트릭스 팀에서 프로젝트를 기한 내에 예산에 맞춰 완료하기가 어렵습니다.”

유연한 디자인: Asana에서 업무 일원화

Jonathan은 모든 팀, 파트너, 컨설턴트가 서로 다른 기술과 프로세스를 사용하더라도 조직의 경계를 넘어 협업할 수 있는 단일 플랫폼을 찾았습니다. 

“Asana는 완벽한 솔루션입니다.”라고 Jonathan은 말합니다. “특정 방법론에 얽매이는 것이 아니라 사람들이 중요하게 생각하는 작업을 더 잘 수행할 수 있도록 돕는 것입니다.”    

Asana를 사용하면 WCS 팀은 이제 실시간으로 업데이트되는 동일한 공유 타임라인, 문서, 실행 과제에 액세스할 수 있습니다. Asana는 Google 드라이브, Office 365, Slack, WCS의 내부 시스템을 포함하여 팀이 사용하는 10가지 이상의 툴과 연동됩니다. 

“시스템을 통합하기 위해 IT 팀에 의존할 필요 없이 여러 조직에서 작업할 수 있습니다.”라고 Jonathan은 덧붙입니다.

보전 활동의 영향력을 높이기 위해 조직의 경계를 허물기 

현재 Asana는 WCS 내 여러 그룹의 공식 업무 관리 시스템으로, 점점 늘어나는 외부 협업 참여자와 협력하여 일정과 예산에 맞춰 이니셔티브를 수행하는 데 도움이 되고 있습니다. 

이 조직은 새로운 효율성과 이메일을 보내는 대신 프로젝트 내에서의 자동화, 양식, 댓글과 같은 Asana 기능 사용을 통해 연간 약 8주의 근무 시간을 절약한 것으로 추정됩니다. 평균적으로 기여자는 Asana를 통해 다른 사용자와 협업을 시작하는 횟수가 매월 2,700회 이상입니다. 이러한 시간 절약으로 WCS 리소스가 확보되므로 팀은 비용을 늘리지 않고도 프로젝트의 범위와 영향력을 확장할 수 있습니다. 

이제 Asana로 엄청나게 복잡한 업무량을 처리할 수 있습니다. 아침에 일어나면 모든 팀 프로젝트가 올바른 방향으로 가고 있다는 것을 알 수 있으므로 밤에 편히 잘 수 있습니다. 간단해 보일 수 있지만, 글로벌 조직에서는 큰 차이를 만듭니다.”

직원, 벤더, 파트너로 구성된 하나의 가상 조직

“Asana는 모든 사람이 한 주간의 계획을 공유하는 매우 높은 수준의 투명성을 제공합니다.”라고 Jonathan은 말합니다. 이를 통해 뉴욕 본사에 있든 보존 현장에서 현장 근무를 하든, 팀과 시간대를 초월하여 아이디어를 교환할 수 있습니다. 

WCS의 Asana 사용자 중 절반은 내부 직원이고 나머지 절반은 외부 기여자입니다. “모든 것을 한 곳에서 관리하면 제 팀, 다른 WCS 직원, 다른 조직, 벤더가 포함된 가상 조직을 운영할 수 있습니다.”라고 Jonathan은 말합니다. “우리는 가상 조직의 한 부분에서 다른 부분으로 작업을 푸시하며, 프로젝트 전반에 걸쳐 상호 책임감과 책임을 갖습니다.” 

더 이상 시간대를 넘나드는 수많은 조직, 파트너, 벤더와의 협업이 복잡해서 주의가 산만해지지 않습니다. Asana를 사용하면 어떤 것도 누락하지 않고 관리할 수 있습니다.”

Jonathan의 보전 기술 팀은 현장 프로그램을 가능하게 하고 중요한 보전 문제를 해결하기 위해 확장 가능한 기술 솔루션을 제공합니다. 이러한 솔루션은 종종 다른 조직과 협력하여 구축됩니다. “Asana는 경계 없는 구조를 지원함으로써 더 많은 파트너십으로 확장할 수 있도록 해줬습니다.”라고 Jonathan은 말합니다. 그의 팀은 긴밀한 협업 참여자 명단에 3개의 새로운 파트너를 추가하여 2개에서 5개로 늘렸습니다. 

비용을 늘리지 않고 WCS의 역량을 높이는 비동기식 업무 

뉴욕은 보존 기술 팀의 중심지였습니다. 복잡한 업무량을 관리하려면 직원과 공급업체가 동일한 시간대에 있어야 하는 것이 유일한 방법인 것 같았습니다. 하지만 이제 Jonathan은 프로젝트 속도 저하를 걱정할 필요 없이 전 세계에서 직원을 채용하고 협력업체를 참여시킬 수 있습니다. Asana 덕분에 비동기식으로 작업할 수 있기 때문입니다. 운영은 24시간 내내 이루어지며, 프로젝트 업무는 자카르타에서 월요일 오전 7시에 시작하여 미국에서 금요일 하루를 마감할 때까지 계속됩니다. 그의 분산된 팀에는 적절한 기술을 갖춘 적절한 인력이 포함되어 있으며, 위치를 활용하여 예산을 극대화하고 생산량을 높입니다. 

예를 들어, Jonathan은 보전 지역 현장에 상주하는 정규직 직원을 채용하여 팀의 인원을 30% 늘렸습니다. 이를 통해 비용을 안정적으로 유지하면서 현지 수준에서 조직의 니즈를 더 잘 지원할 수 있습니다. 

보존 기술 팀은 또한 디자인 작업, 웹 개발, DevOps, 클라우드 호스팅을 지원하는 컨설턴트와 협력합니다. Asana를 사용하기 전에는 주요 벤더가 미국에 있었지만, 지금은 남미, 유럽, 아시아에 있습니다. 또한 비용 절감과 운영 효율성 향상으로 벤더의 업무 범위가 35% 증가했습니다.

보존 기술 이니셔티브에 더 많은 직원, 컨설턴트, 파트너 조직이 기여함에 따라 더 야심 찬 프로젝트를 수행할 수 있습니다. 예를 들어, WCS는 Asana를 사용하여 WCS 전략의 핵심인 주요 프로젝트인 Nature's Stronghold Impact Platform을 조직했습니다. Nature's Stronghold Impact Platform은 수백 개의 WCS 보존 지역과 파트너 조직의 상세한 지표를 한 곳에서 표시하고 보여주는 글로벌 데이터 보고 이니셔티브입니다. 이러한 단합된 전선은 기부자와 전체 보전 커뮤니티에 대한 그들의 업무가 미치는 영향을 정량화합니다. 

“이 프로젝트는 우리의 자금 조달 전략의 핵심입니다. WCS에 기부된 모든 금액이 자연 보전에 영향을 미친다는 것을 보여줌으로써 조직 전체의 진정성을 높입니다.”라고 Jonathan은 말합니다.

수천 명의 사용자 지원 및 수요 충족을 위한 예산 필요량 예측

Asana에서 업무를 관리하는 또 다른 팀은 9개 보전 단체의 협력인 SMART Partnership입니다. 이 소프트웨어 및 서비스 운영은 90개국에 있는 1,000개 이상의 보호 구역을 지원합니다. SMART 프로그램 매니저인 Monica Harris는 "저희 사용자는 전 세계 정부와 보전 단체로, 자국의 공원과 보전 지역을 관리하기 위해 저희 도구를 선택했습니다. 이는 큰 책임이며, 저희는 그들의 니즈에 효율적이고 적시에 대응하고자 합니다.”

이전에는 SMART가 스프레드시트와 이메일을 사용하여 전 세계 소프트웨어 사용자의 요청을 관리했습니다. 이러한 요청은 심각하고 긴급할 수 있습니다. “나미비아의 한 레인저가 현장에서 꼼짝할 수 없는 상황이라 데이터를 다운로드해야 한다고 연락해 올 수 있습니다.”라고 Monica는 말합니다. “사람들을 실망시키고 싶지 않습니다.” 그러나 Monica의 소규모 팀이 적절한 도구 없이 방대한 양의 요청을 처리하려고 했기 때문에 요청에 신속하게 대응하기가 어려웠습니다.

Asana는 매우 중요합니다. Asana가 없으면 접수되는 요청의 양을 적시에 처리할 수 없을 것입니다.”

현재 SMART는 Asana 양식 을 사용하여 지원, 소프트웨어 액세스, 버그 수정에 대한 요청을 수집하고 관리합니다. 양식의 필수 필드는 오류 스크린샷과 같이 Monica의 팀이 문제를 전달하고 사전에 해결하는 데 필요한 모든 정보를 수집하므로 이메일을 주고받을 필요가 없습니다.

사용자에게 무료 SMART 소프트웨어를 제공하는 데는 비용이 들기 때문에 Monica는 Asana에서 보고서를 사용하여 수요를 모니터링하고 이에 맞게 예산과 리소스를 선제적으로 조정합니다. Monica는 "예산 내에서 진행되고 있는지, 수요가 높아서 특정 활동에 더 많은 자금이 필요한지 여부를 운영 위원회에 알릴 수 있습니다."라고 말합니다.

불만 사항에 신속하고 철저하게 대응하기

또 다른 WCS 팀인 이투리 소재 Okapi Wildlife Reserve(OWR) 팀은 EU가 지원하는 Sustainable Wildlife Management Programme (SWM)의 지원을 받아 Asana를 불만 처리 시스템으로 사용합니다. Jonathan은 “모든 다국적 조직에는 불만을 관리할 방법이 필요합니다. 한 가지 불만 사항이 올바르게 관리되지 않으면 조직에 엄청난 위험을 초래할 수 있습니다.” 

EU SWM 프로그램 매니저인 Caroline Abid는 "불만 사항이 모두 신속하게 처리될 수 있도록 Asana를 사용하여 현지 현장의 대응력을 개선하고 있습니다."라고 말합니다. 불만 사항 처리뿐만 아니라 전체 프로젝트 관리에 Asana를 사용하면 WCS 팀이 업무를 효율적으로 처리할 수 있어 지역사회에 더 나은 서비스를 제공하고 지역 주민과 파트너 조직 간의 신뢰를 구축할 수 있습니다. 

Asana를 사용하면 진행이 필요한 업무를 모두가 한 곳에서 파악할 수 있으므로 관리와 조직에 소요되는 시간을 줄이고 현장에서 영향력 있는 업무에 집중할 수 있습니다.”

전 세계 야생 동물 서식지의 밝은 미래를 위한 노력

Asana에서 업무를 한곳에 모아 관리함으로써 WCS는 직원, 공급 업체, 외부 협업 참여자의 역량을 활용하여 비용 효율적인 방식으로 더 많은 프로젝트를 수행합니다. 

또한 그룹과 프로젝트 전반에 걸친 투명성 덕분에 전 세계의 주니어 팀원들이 과거에는 WCS 본부 근처에 있는 직원들이 더 쉽게 접근할 수 있었던 기회에 도전할 수 있습니다. 이러한 가시성은 WCS가 직원들을 지원하고 글로벌 팀으로서 새로운 업무 방식으로 전환하는 데 도움이 됩니다. 

Asana 덕분에 우리는 업무를 완료하는 데 집중할 수 있어 프로젝트가 예산 범위 내에서 제시간에 완료되고 고객이 만족할 수 있습니다. 그게 중요합니다.”

Jonathan과 WCS는 대담한 보전 프로젝트를 시작하면서 Asana에서 이를 계속 관리할 것입니다. 더 나은 워크플로는 더 나은 실행으로 이어지고, 훌륭한 실행은 자연의 소중한 장소를 보호하기 위해 노력하는 파트너, 기부자, 지역 사회 간에 신뢰를 형성하기 때문입니다.